Externalisation (ou Outsourcing) : Les clés de la réussite ?

Définition

La définition de l’externalisation, ou de sa version anglaise « Outsourcing » est l’action de déléguer une partie de l’activité de son entreprise vers un prestataire spécialisé. Elle permet à l’entreprise de se focaliser sur son activité principale.

La société qui externalise a donc besoin d’entretenir un lien étroit avec son prestataire, qu’il aura choisi pour son expertise et la qualité de ses services.

Les entreprises françaises ont généralement recours, aujourd’hui, à l’externalisation des activités considérées comme non stratégiques et qui représentent pour elles un moindre coût et lui offrent une meilleure flexibilité. Dans ce contexte, l’entreprise peut ainsi se consacrer à ses compétences fortes et son propre corps de métier.

Les chiffres

En 2017, selon l’étude de l’Observatoire CEGOS, la France représente le 2ème marché européen de l’externalisation.

82% des entreprises françaises ont opté pour l’externalisation d’une partie de leur activité.

Selon cette même étude, 80% de TPE et PME ont l’intention d’augmenter sur les 3 années à venir, la part d’activité externalisée. On peut aisément comprendre pourquoi à la lecture de l’étude effectuée par le cabinet Datamark, qui nous apprend que le fait d’externaliser certaines activités peut générer une économie jusqu’à 33% sur les coûts de fonctionnement.

Une petite parenthèse « COCORICO » en ajoutant que 80% des externalisations pratiquées par les entreprises françaises sont confiées à des entrepreneurs de l’hexagone ! C’est une bonne nouvelle pour l’économie française.

Les fonctions les plus externalisées

En 2010 :

SI et Logistique (Dans 1 entreprise sur 2)
RH (Paies)
Comptabilité (Expert Comptable)

En 2018 :

SI et Logistique
RH (Paies, recrutements, formations)
Comptabilité (Expert Comptable et petits travaux de comptabilité)
Qualité (Audit, mise en place de process, formation,…)
Marketing
Gestion administrative
Finances

Les avantages

Diminution de la masse salariale,
Réduction des coûts de fonctionnement,
Gain en efficacité,
Gain de temps et en flexibilité,
Apporte un savoir faire ou une expertise dans l’entreprise, de manière temporaire,
Permet aux dirigeants de recentrer leurs salariés (ou eux mêmes) sur les actions clés

Les craintes

Insatisfaction des clients,
Dépendance,
Dérive des coûts,
Dégradation de la qualité,
Perte de compétences

mais on apprend que pour ces dirigeants interrogés, l’irréversibilité du choix n’est pas perçu comme un risque majeur pour l’entreprise

Les clés d’une externalisation réussie

L’entrepreneur qui réussit est celui qui arrive à distinguer les tâches qu’il doit réaliser lui même et celles qu’il est plus rentable de déléguer.

Voici ci-après, quelques clés pour réussir son externalisation :

Avant d’externaliser :

Il est impératif de se poser les bonnes questions : Cela va t-il m’apporter une réelle valeur ajoutée ? Quel est le risque encouru à ne pas maîtriser ces compétences ?
Comparez les solutions qui se présentent à vous : Salarié ? Freelance ? Apprenti ? Stagiaire ? Job étudiant ? etc... Vous trouverez rapidement réponse en déterminant le degré d’expertise requis, le niveau de risque que vous êtes prêt à prendre.
Définissez la mission : Dressez une liste de vos attentes, ciblez les responsabilités que vous souhaitez déléguer, définissez la durée de mission, listez les objectifs à atteindre.

Cette réflexion vous permettra alors d’établir un cahier des charges / une fiche de mission.

2. Le choix du prestataire :

Soyez attentif à l’expérience des prestataires,
N’oubliez pas également le feeling avec vos interlocuteurs. Une confiance mutuelle est impérative pour que la réussite soit au rendez-vous. Au cours de l’entretien, portez attention à la disponibilité, la réactivité et la capacité du prestataire à comprendre vos problématiques.
Etudiez attentivement les contrats qui ne doivent comporter aucune ambiguité
Assurez-vous que votre prestataire a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle (Attestation d’assurance) et qu’il est à jour de règlement de ses charges sociales et fiscales (Attestation de vigilance)

3. Le démarrage de mission :

Pour vous permettre d’évaluer les compétences de votre prestataire, réclamez une période « test » qui vous permettra ensuite de valider votre choix d’externaliser ou non la mission
Effectuez un suivi régulier de l’avancement de la mission

Conclusion

Les sociétés françaises (TPE, PME et grands groupes) font de plus en plus le choix d’externaliser une partie de leurs activités. Les avantages sont multiples même s’il est important de ne pas négliger les éventuels risques que cela implique. L’essentiel étant de savoir identifier clairement ces derniers.