Comment bien préparer ses documents comptables

Ce que vous devez fournir à votre expert comptable

Chaque mouvement de votre relevé bancaire entreprise, qu’il soit en crédit ou en débit, doit être appuyé par des justificatifs.

Les factures de ventes, bordereaux de remises de chèques, factures d’achats, justificatifs de cartes bancaires, fiches de paies, relevés bancaires, factures bancaires et dans certains cas, les contrats (bail, échéancier de paiement d’un crédit, assurances, …) sont à lui transmettre le plus régulièrement possible, idéalement, chaque mois. Le travail de votre expert comptable n’en sera que meilleur et votre comptabilité plus juste.

A partir de ces documents transmis, il va pouvoir saisir ces chiffres dans des comptes qui correspondent, pour chacun, à un élément du patrimoine ou bien de l’activité de votre entreprise.
Ces numérotations de comptes comptables sont fixés, en France, par la loi, et ont pour objectif de faciliter le travail de votre expert comptable, qui travaille simultanément, pour de nombreuses entreprises.

Le fait de fournir chaque mois tous ces justificatifs pourra vous permettre de faire un point en milieu d’année avec votre expert comptable et également de lui demander de vous envoyer le compte d’attente. Ce denier, s’il est soldé en fin d’exercice ou en période de bilan, pourra contenir plusieurs pages et engendrera alors des pertes de temps considérables car qui se souvient de façon précise, les évènements qui se sont passés de nombreux mois auparavant ?

Les opérations inscrites de manière provisoire dans les comptes d’attente doivent obligatoirement faire l’objet d’un reclassement dans les comptes définitifs.

Le classement

Pour qu’un classement soit efficace, il faut le faire de façon méthodique.

Que vous optiez pour le classement papier ou le classement informatique, les documents sont tous à classer chronologiquement. (Pour le classement papier, le plus récent sur le dessus)

3 grandes sections de classement sont à prévoir :

• Recettes : Factures de ventes
• Dépenses : Factures fournisseurs (y compris justificatifs d’achats CB), Administration fiscale (IS – TVA – PAS – TVS – CFE …), Personnel employé
• Banque : Relevés de comptes, factures de frais/commissions bancaires, bordereaux de remises de chèques, prêts en cours, contrats bancaires et, si vous tenez un livre de caisse, c’est dans cette section qu’il faut le classer

La numérotation des pièces comptables

Je recommande vivement une numérotation (codification propre à l’entreprise) des factures d’achats, voire de ventes, qui va permettre de communiquer bien plus facilement avec votre expert comptable et également lui faciliter le travail.
N’oubliez pas que si au lancement de votre entreprise, vos factures d’achats et ventes peuvent se compter sur les doigts d’une main, avec le développement de votre activité, elle peut rapidement se chiffrer à une centaine de pièces comptables par mois. Il est donc important de mettre en place le plus tôt possible une méthode de classement et de numérotation de ces dernières.

Faciliter le rapprochement bancaire

Chaque document comptable étant maintenant numéroté, vous pourrez ensuite, pourquoi pas, annoter votre relevé bancaire en indiquant sur chaque ligne de mouvement bancaire, le code de la pièce à y associer.

En ce qui me concerne, je préfère travailler sur des extractions de relevés bancaires, au format Excel. Cela me permet d’ajouter de nouvelles colonnes pour y indiquer le nom du fournisseur ou du client, ainsi que le numéro du document à associer au mouvement bancaire. Grâce à la mise en place de filtres, il devient un jeu d’enfant d’y faire des recherches, des regroupements et ainsi de travailler rapidement et efficacement.

J’envoie ensuite ce tableau à l’expert comptable, ainsi que toutes les pièces comptables du mois, pour lui permettre de faire le rapprochement bancaire en toute simplicité.

Déléguez la préparation des documents comptables

à votre assistante indépendante vous permettra de vous libérer du temps et de gagner en sérénité.

Aujourd’hui, grâce à la dématérialisation des factures et l’existence des plateformes collaboratives, il est devenu possible de prendre en charge ce type de mission à distance, tout en conservant son efficacité et sa rapidité d’exécution.

Si vous souhaitez en savoir plus, je suis à votre disposition. Vous trouverez mes coordonnées via le formulaire de contact