10 clés pour une bonne organisation comptable
Voici 10 clés pour une bonne organisation comptable, si tu as l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement ou pas.
L’objectif de cette méthode est de transmettre à ton expert comptable les bons documents, au bon moment.
Plus de 50 % des dirigeants de TPE attendent, de leur expert comptable, un accompagnement en gestion d’entreprise. Cela implique que des données fiables lui soient transmises le plus régulièrement possible. La réception de ces documents va lui permettre d’avoir une visibilité nette et en temps réel, sur l’activité et le patrimoine de ton entreprise. Dans ce contexte, il pourra alors assurer son rôle de conseil.
J’ai volontairement choisi de te communiquer ci-après une méthode simple mais efficace car je sais, ô combien, que ton temps est précieux !
Une fois par semaine :
1
Tu enregistres tes factures prestataires ou fournisseurs reçues par mail dans ton dossier « Compta », qu’elles soient déjà réglées ou pas encore.
Chaque fin de mois :
2
Tu vas sur les plateformes de tes fournisseurs pour récupérer les factures émises sur le mois (qu’elles soient arrivées à échéance ou non).
De plus en plus de fournisseurs n’envoient plus leurs factures par courrier ou mail. Ils les laissent à disposition sur leur plateforme web. La démat’ ça a du bon et du moins bon ! 😉
A chaque fois …
3
… que tu émets une facture de vente, tu l’enregistres dans ton dossier Compta, au format PDF
4
… que tu déposes des chèques en banque, tu scannes ou photographies avec ton smartphone l’ensemble des chèques déposés. J’ai de plus en plus de clients qui utilisent Dropbox. Ils envoient instantanément la ou les photos dans leur dossier Compta, et ce, où qu’ils soient.
5
… que tu fais un achat avec ta CB professionnelle, tu photographies ta facturette. Veille à ce que le montant de TVA apparaisse bien sur ta note. Tu envoies ensuite la photo sur ton dossier Compta.
Attention : je te déconseille de retirer des espèces avec ta CB PRO. Tu serai alors dans l’obligation de tenir un livre de caisse. C’est chronophage et contraignant, tout cela en général, pour quelques dizaines d’euros d’achats mensuels. Autant privilégier l’achat CB.
6
… que tu signes un nouveau contrat avec un prestataire (Leasing, assurance, abonnement, mutuelle collective, prévoyance, prêt, etc…) tu le transmets à ton expert comptable, avec l’échéancier s’il y a.
Chaque début de mois M+1
7
Tu télécharges en ligne sur le site de ta banque, le relevé bancaire de ton entreprise, ainsi que les factures de commissions ou d’abonnements mensuels
Astuce : J’extrais le relevé bancaire au format pdf et au format csv. Ce dernier format (converti en Excel) me permet d’ajouter des colonnes pour y indiquer des informations sur chaque mouvement bancaire (Nom du client/fournisseur – Codification de la pièce comptable – cf dernier paragraphe Le petit plus)
8
Tu indiques sur ton relevé bancaire tous les mouvements (débits autres que les prélèvements mensuels / crédits) , c’est à dire les factures d’achats et de ventes réglées par ce mouvement.
Avant le 15 du mois M+1
9
Tu transmets à ton expert comptable ton relevé bancaire (annoté), tes factures d’achats (qu’elles soient réglées ou non), tes factures de ventes (qu’elles soient réglées ou non), et tes remises de chèques sur lesquelles tu auras préalablement inscrit le détail des factures de ventes réglées. Tu transmets également le relevé bancaire PDF vierge (version banque, sans tes annotations).
Le petit plus :
10
Tu peux codifier chaque mois les factures d’achats. Cela facilitera le travail de lettrage de ton expert comptable. Chaque document doit avoir sa propre codification.
Voici un exemple : 20 (année) 01 (mois) 01(numéro séquentiel). Avant de démarrer ta codification, pense à classer chronologiquement tes factures d’achats, de la plus ancienne date de facturation, à la plus récente.
Bonnes nouvelles !
- Grâce aux nombreux outils numériques, plateformes de stockage et de partages de documents, il est tout à fait possible aujourd’hui, de déléguer l’organisation de sa comptabilité à une assistante à distance. Si vous avez saisi l’importance d’une bonne organisation comptable mais n’avez pas le temps ou l’envie de vous y consacrer, nous pouvons en discuter, il suffit d’ 1 click
- La nouvelle génération d’experts comptables propose des outils de travail collaboratif qui permettent non seulement le versement, en quelques minutes, de toutes les pièces comptables de l’entreprise, mais également d’avoir un aperçu sur son activité au mois près, au travers de tableaux de bords facilement compréhensibles. Pour en savoir plus sur ce sujet https://www.cabinet-sce.fr/
J’espère que ces 10 clés te permettront d’améliorer ou de revoir ton organisation comptable.
Je suis à ta disposition si tu as besoin de conseils, ou si tu souhaites déléguer l’organisation de ta comptabilité à une assistante. Saches que cette mission peut tout à fait être effectuée à distance aujourd’hui, grâce aux outils et plateformes qui sont mis à disposition. (57 % de mes missions de préparations comptables sont faites à distance) Formulaire de contact