Quid de la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

De nombreuses entreprises sont concernées par cette directive européenne, effective depuis le 1er Août 2017.

Êtes-vous concerné(e) par cette obligation ? Êtes-vous en règle ? Comment le faire ? Ce sont les points que je vous propose d’aborder dans cet article.

Vous faites peut être partie des entrepreneurs qui viennent de recevoir un courrier du greffe du tribunal de commerce rappelant  cette obligation légale et vous demandant de régulariser votre situation sous 30 jours. Il vous y est également rappelé que dans le cas du non respect de cette dernière, cela constitue un délit pénal qui peut être puni d’emprisonnement et d’amendes de 7500 à 37500 euros.

Parce que nous aimons comprendre avant de sortir notre chéquier, ce qu’est cette obligation, quel est son objectif, quelles sociétés sont concernées, je vais vous présenter ci-après cette nouvelle directive.

Qu’est ce que la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

C’est une directive du parlement et du conseil européen qui date du 20 Mai 2015, qui contraint les états membres de l’union européenne à tenir des registres centraux reprenant les informations liées aux propriétaires « effectifs » finaux. Elle permet donc d’identifier les bénéficiaires effectifs des sociétés  et entités juridiques constituées sur le territoire. Cette mission a été confiée aux greffiers des tribunaux de commerce.

Son objectif est de lutter contre le blanchiment de capitaux, fraude et financement du terrorisme.

Dans le code monétaire et financier, cette directive fait l’objet des articles suivants :

• L561-2-2 et L561-46 à L561-50
• R561-1 et R561-55 à R561-63

Quelles sociétés sont concernées par l’obligation de déclarer ses bénéficiaires effectifs ?

Ont l’obligation de déposer au greffe leur déclaration :

• Toutes les sociétés françaises (siège social dans un département français), civiles, agricoles et commerciales, à l’exclusion de celles dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé
• Toutes les sociétés commerciales étrangères (siège hors UE) ayant un établissement en France

Et plus précisément :

• Les sociétés par actions : SA, SAS, SCA
• Les sociétés commerciales de personnes : SARL, SNC, etc.
• Les sociétés civiles : SCI (SCI familiales également)
• Les associations loi de 1901 dès lors qu’elles sont immatriculées (voir le registre des bénéficiaires effectifs pour association)
• Les organismes de placement collectif
• Les GAEC

Quand faut il déclarer les bénéficiaires effectifs ?

Rappel du calendrier de cette directive  :

20 Mai 2015 : Directive (UE) 2015/849 du Parlement européen et du Conseil relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme (LCB/FT)

05 Juin 2015 : Publication de la directive au Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE). Les États membres ont un délai de 2 ans pour transposer la directive dans leurs lois nationales (Lire la publication au JOUE)

01 Aout 2017 : Entrée en vigueur de cette nouvelle formalité obligatoire :

Les bénéficiaires effectifs doivent être déclarés en même temps que la demande d’immatriculation de la personne morale, ou au plus tard dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier d’immatriculation.

01/04/2018 : Date butoir pour les personnes morales existantes qui ont été immatriculées avant le 01/08/2017, pour déclarer leurs bénéficiaires effectifs .

Et pour ceux qui n’ont pas encore effectué cette formalité et qui viennent de recevoir un rappel du greffe du tribunal de commerce : Vous avez 30 jours pour régulariser votre situation. Si vous n’avez pas encore reçu de rappel, effectuez la formalité sans attendre.

Comment déclarer les bénéficiaires effectifs d’une entreprise ?

Sont considérés comme bénéficiaires effectifs les personnes qui :

• détiennent, de façon directe ou indirecte,  + de 25% du capital de l’entreprise ou + de 25% des droits de vote

ou

• exercent, par d’autres moyens, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires de la société déclarante

 

 

Pour vous aider à y voir plus clair, dans le cas d’un schéma complexe, le Greffe met à votre disposition une fiche pratique que je trouve très explicite !

Les formulaires :

La déclaration des bénéficiaires effectifs se fait via le formulaire DBE-S-1 et DBE-S-2 s’il y a plusieurs bénéficiaires à déclarer. Dans ce dernier cas, le formulaire DBE-S-2 devra être rempli pour chacun des autres bénéficiaires effectifs.

En cas de démembrement de propriété, il faudra utiliser le formulaire DBE-S-bis.

Le règlement :

Le coût diffère selon si vous êtes une société immatriculée au RCS avant ou à partir du 01/08/2017 ou si c’est un dépôt modificatif. Vous trouverez plus loin dans cet article les différents tarifs. Le paiement est à effectuer directement au Greffe du Tribunal

Le dépôt des documents :

Deux options de dépôt des documents s’offrent à vous :

• Par courrier adressé au Greffe du Tribunal de commerce dont votre entreprise dépend, en remplissant le ou les formulaires (selon le nombre de bénéficiaires) et en y joignant un chèque de règlement libellé à l’ordre du greffe du tribunal de commerce
• En ligne sur le site du Greffe

Les erreurs à éviter :

1. Les renseignements que vous allez indiquer sur le formulaire DBE-S-1 et annexes devront être strictement identiques aux informations figurant sur votre extrait KBIS. Si l’adresse du domicile du dirigeant n’est plus la même, il conviendra au préalable d’effectuer la mise à jour de votre KBIS auprès du greffe du tribunal de commerce. Je vous guide sur cette procédure dans mon article Changement de domicile du dirigeant : dois je faire modifier le KBIS de mon entreprise ?. S’il y a des divergences d’informations entre le DBE-S et votre extrait KBIS, sachez que votre déclaration des bénéficiaires effectifs risque d’être rejetée par le greffe.
2. Si vous avez déjà effectué cette formalité, gardez en mémoire qu’il conviendra de mettre à jour le registre dès lors qu’un évènement (voir liste de ces évènements plus loin dans cet article) justifiant la modification du registre des bénéficiaires effectifs intervient.
3. Le document relatif aux bénéficiaires effectifs doit être signé par le représentant légal ou s’ils sont plusieurs, par l’un d’entre eux. En aucun cas, un mandataire peut signer le document à la place du représentant légal. En revanche, un mandataire peut remettre ou adresser au greffe ce document. Si votre mandataire n’est pas une personne qui exerce une profession réglementée (Expert comptable, huissier, avocat, notaire, …) ou un mandataire professionnel en formalités, pensez à produire un pouvoir émanant du ou d’un représentant légal de l’entreprise.

Quand mettre à jour le document ?

Un nouveau document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) complet {reprenant l’exhaustivité des informations sur la société déclarante et le(s) bénéficiaire(s) effectif(s)} doit être déposé dans les cas principaux suivants :

• Concernant la société déclarante → Changement de dénomination sociale, de forme juridique, de siège social.
• Concernant le ou les bénéficiaires effectifs précédemment déclarés :

→ Personne physique devenant bénéficiaire effectif ou perdant cette qualité ;
→ Changement d’un ou plusieurs représentants légaux (lorsqu’ils ont déclaré qu’ils étaient bénéficiaires effectifs) ;
→ Changement de l’adresse personnelle ou du nom d’usage d’un bénéficiaire effectif ;
→ Modification des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société déclarante.

Quel coût pour déposer au greffe ma déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Pour un 1er dépôt pour une société immatriculée au RCS à partir du 01/08/2017 : 23,71 € TTC
Pour un 1er dépôt pour une société immatriculée au RCS avant le 01/08/2017 : 54,51 € TTC
Pour un dépôt modifiant et remplaçant un précédent dépôt : 46,51 € TTC

Le registre des bénéficiaires effectifs est-il un document public ?

Le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas un document ouvert au public en libre consultation (comme le sont les statuts de la société par exemple). Seules certaines catégories de personnes bénéficient d’un droit de communication par le greffe.

Il s’agit :

• du représentant légal de l’entité concernée
• des entités listées par l’article R.561-27 du CMF
• des entités assujetties à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme
• de toute personne justifiant d’un intérêt légitime, sur ordonnance rendue par le juge commis à la surveillance du registre du commerce.

 

Vous souhaitez être épaulé(e) sur la gestion administrative de votre entreprise ? Je suis à votre disposition pour en parler.